CÓDIGO ÉTICO
La administración de DISEÑO INDUSTRIA CALCULOS Y PROYECTOS DICYP, S.L. (en adelante, DICYP o la “Sociedad”) tiene atribuida la responsabilidad de formular la estrategia y aprobar las Políticas corporativas de la Sociedad, así como de supervisar los sistemas de control interno. En el ejercicio de estas responsabilidades y en congruencia con el Código de Ética y Conducta, así como con la Misión, Visión y Valores de la sociedad y con su cultura de cumplimiento y prevención de incumplimientos, dicta esta Política para regular la gestión del Canal de Ética y Cumplimiento y de las denuncias que entren a través de este canal de comunicación.
- INTRODUCCIÓN
La presente Política tiene por objeto establecer los criterios que deben guiar a nuestros profesionales, frente a la denuncia de incumplimientos del Código de Ética y Conducta, así como frente al incumplimiento de la normativa externa e interna, que rige a la sociedad.
- OBJETIVO
La presente Política es de aplicación a los administradores y empleados de DICYP, así como terceros con los que nos relacionamos haciendo negocios, de aquellas filiales en la que DICYP disponga de control efectivo (>50% de participación). DICYP fomenta que los terceros con los que realiza negocios desarrollen y apliquen programas éticos que sean coherentes con nuestros estándares. DICYP tomará las medidas oportunas cuando considere que éstos no han cumplido con nuestras Políticas y sus obligaciones contractuales.
- ÁMBITO DE APLICACIÓN. POLÍTICA DEL CANAL DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO
Es responsabilidad de los empleados de DICYP velar por la integridad de la empresa. Por ello, ante un posible incumplimiento del Código de Ética y Conducta, normativa interna o externa, tenemos la obligación de comunicarlo de la forma más inmediata posible a través de los canales habilitados. Informar de forma inmediata es esencial, para garantizar la integridad, reputación y continuidad de negocio. También es esencial asegurarse de que DICYP cumple con los requisitos legales o reglamentarios que pueda tener con respecto a un incumplimiento.
Las denuncias deben ser planteadas de buena fe. La comunicación “de buena fe” implica que se facilite información veraz, completa y precisa, incluso aunque posteriormente se verifique que era equivocada. La facilitación de información de “mala fe” está sujeta a medidas disciplinarias. DICYP no tolerará ninguna forma de represalia dirigida contra quien, de buena fe, plantee una preocupación acerca de un posible incumplimiento del Código de Ética y Conducta o de la normativa interna o externa. Tampoco se admitirán represalias contra quien colabore en una investigación sobre un incumplimiento. Al contrario, cualquier acto o amenaza de represalia contra un empleado de DICYP será tratado como una infracción grave de nuestro Código de Ética y Conducta y sujeto a medidas disciplinarias. DICYP garantiza su compromiso respecto a la confidencialidad absoluta de los datos de la persona denunciante.
Todas las personas que con objeto del correcto tratamiento del posible incumplimiento, deban conocer su contenido, quedan sujetas a un compromiso de confidencialidad. Los datos de un denunciante sólo podrán ser facilitados en caso de exigencia legal y previa solicitud de la autoridad competente, cumpliendo en todo momento con la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Es responsabilidad de los empleados colaborar de forma proactiva con las investigaciones y auditorías que realice DICYP proporcionando información veraz, clara y completa:
- COMPROMISOS Y PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN Y POLÍTICA DEL CANAL DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO
1) Proporcionar de forma proactiva toda la información que la que se disponga.
2) Evitar la destrucción, alteración u ocultación de documentación;
3) Evitar las declaraciones incompletas, falsas o engañosas sobre hechos o personas objeto de la investigación o auditoría.
4) El compliance officer, se encargará de tramitar las denuncias internas y externas, proponiendo las sanciones correspondientes, cuando el empleado o algún miembro de la administración de la sociedad incumpla el código ético y las normas internas de la empresa.
Asimismo, realizará un control continuo sobre las denuncias entrantes con el objetivo de identificar incumplimientos o comportamientos contrarios a los determinados en el Código de Ética y Conducta, normativa interna de la empresa o regulación externa que sea de aplicación. Revisará de forma periódica la Política de prevención de delitos proponiendo al Órgano de Administración, cuantas modificaciones y actualizaciones consideren necesarias para su buen funcionamiento.
NORMAS DE REGIMEN INTERNO
1. El compliance officer, se encargará de vigilar que se cumplan las normas de régimen interno de la empresa y el código ético por parte de los trabajadores y órganos de administración. A pesar de pertenecer a la empresa, será independiente y sus decisiones y recomendaciones vincularán a la administración y trabajadores.
2. Tanto la administración de la empresa, como los trabajadores, cumplirán la normativa fiscal y laboral.
3. Respecto a los empleados de la empresa que asumen las funciones de dirección facultativa en las obras, se asegurarán que en éstas se cumplan las normas de prevención de accidentes laborales, así como la legislación administrativa respecto a la obtención de licencias. Cualquier incumplimiento que observen, se comunicará al Compliance officcer. Y requerirán a los terceros y personal empleados en las obras que cumplan dichas obligaciones.
Si conocieren de la posible existencia de un delito medioambiental en alguna obra en la que participen lo comunicarán de inmediato al Compliance Officer.
4. Tanto la administración como los empleados que traten con la Administración Pública comunicarán al Compliance Officer cualquier comportamiento de los funcionarios adscritos a esta que consideren delictivo, absteniéndose de participar en dicho acto. La empresa protegerá al empleado de cualquier represalia que pudiera sufrir por dicha abstención.
5. Tanto la administración de la empresa como los empleados que tengan funciones directivas respecto de los trabajadores garantizarán que se cumplan las obligaciones que impone la legislación laboral y las obligaciones de cotización a la Seguridad Social. Cualquier trabajador que tenga conocimiento de algún incumplimiento de sus derechos laborales o de sus derechos sociales lo podrá comunicar al Compliance Officer.
6. La administración y trabajadores de la empresa en las operaciones de cobro y de pagos, así como cuando intervengan en operaciones financieras actuarán de acuerdo a la legislación tributaria.
7. Las operaciones que impliquen un riesgo tributario como las de una cuantía superior a 500.000 euros o que presenten dudas tributarias o jurídicas que haya de adoptar la Junta General de Socios o la administración de la empresa, requerirán la aprobación del Compliance Officer y la asistencia de un abogado, que podrá ser la misma persona.
Igualmente, requerirán dicha aprobación y asistencia, las decisiones de la Junta General de Socios o la administración de la empresa, siempre que algún miembro o empleado de la empresa comunique al Compliance Officer que la decisión a adoptar plantea dudas jurídicas o considere que pueda vulnerar la legislación.
8. Se respetará escrupulosamente el derecho a la intimidad de los trabajadores y miembros de la empresa y se cumplirán las obligaciones que impone la LOPD y su Reglamento en cuanto al tratamiento de sus datos personales, datos que sólo serán utilizados para los fines que son requeridos.
También se respetará el derecho al secreto de las comunicaciones de los trabajadores y miembros de la empresa.
9. Existe un encargado-responsable de tratamiento de datos personales. Asimismo hay un inventario con los tratamientos de datos donde consta el responsable del tratamiento de los datos, la actividad del tratamiento, la finalidad, la categoría de los interesados, la categoría de los datos personales, las cesiones de datos, las transferencias internacionales, el período de conservación y las medidas de seguridad.
Los datos personales sólo serán utilizados para el fin para el que fueron comunicados, prestación de servicios, desempeño de la labor profesional.
No se cederán datos a terceros, salvo obligación legal por parte de la Agencia Tributaria u Organizaciones o personas directamente relacionadas con el responsable. En caso de ser necesaria una cesión a terceros, se informará al interesado con carácter previo, solicitando autorización expresa para ello.
Los datos proporcionados se conservarán durante el tiempo que dure la relación contractual y durante el plazo por el cual pudieran derivarse responsabilidades para la empresa.
Se podrá ejercitar en todo momento los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los datos personales, mediante solicitud enviada al encargado del tratamiento de los datos personales.
10. Se crea un canal de denuncias para cualquier empleado o miembro de la empresa, que considere que ha existido algún incumplimiento de las anteriores obligaciones señaladas en todos los puntos anteriores por otro empleado, la administración de la empresa o la Junta General de socios.
Se iniciará mediante una comunicación por correo electrónico al Compliance Officer. El Compliance Officer acusará recibo al denunciante, realizando la investigación pertinente y manteniendo la confidencialidad de la identidad del denunciante.
Dará traslado de la denuncia al autor de la infracción, para que en el plazo de 10 días alegue lo que estime pertinente acompañando las pruebas que estime oportunas. Recibidas las alegaciones, se hará la investigación pertinente y se practicarán las pruebas que se estimen oportunas en otro plazo de 10 días, pasado ese plazo, se dictará la resolución que proceda:
I) Archivo de la denuncia por falta de pruebas o de veracidad.
II) Estimación de la denuncia en cuyo caso:
A- Se adoptarán las medidas internas para solucionar el problema en la empresa.
B- Se podrá imponer una sanción al autor del hecho, dentro de los límites que permite la legislación, consistente en:
- Mero apercibimiento
- Comunicación escrita.
- Despido.
11. Los trabajadores y miembros de la empresa, firmarán el Código ético y las Normas internas y se les entregará una copia junto con el contrato de trabajo. También se dará traslado a los proveedores y clientes o se les dará conocimiento del Código ético y las Normas de Régimen interno de la empresa.
12. Cada 6 meses se revisarán y evaluarán estos controles para ver si la política de prevención ha sido eficiente; modificando los aspectos que se consideren oportunos.
13. Periódicamente, se formará a los trabajadores y miembros de la empresa en el Código ético y normas de régimen interno para su conocimiento.